1. Den Aufbauweg prüfen
Fragen Sie nach Entladeflächen, verfügbaren Zugängen und Zeitfenstern. Treppen, enge Durchgänge und lange Wege zum Arbeitsbereich können den Aufbau beeinflussen. Eine Zufahrt allein genügt nicht: Wo dürfen Fahrzeuge stehen, und wann muss der Weg frei sein? Halten Sie außerdem fest, wer die Anlieferungen der Dienstleister koordiniert.
2. Die Arbeitsbereiche festlegen
Lassen Sie sich die Bereiche für Vorbereitung, Bereitstellung und Abräumen zeigen. Wasser, Stromanschlüsse und vorhandene Ausstattung sollten vom zuständigen Fachteam passend zum geplanten Service geprüft werden. Klären Sie, was die Location bereitstellt und was das Catering mitbringen muss.
3. Eine Schlechtwetteralternative planen
Findet ein Teil der Veranstaltung draußen statt, besichtigen Sie auch den Ausweichbereich. Prüfen Sie gemeinsam, ob Gästezahl und Empfangsform dort Platz finden und Wege für Gäste und Service frei bleiben. Wann wird über einen Wechsel entschieden, wer gibt ihn frei, und was bedeutet er für Möbel, Zeitplan und Kosten? Ein Plan B muss abgestimmt sein.
4. Mit einer gemeinsamen Übersicht abschließen
Fassen Sie vor der Bestätigung Zugangs- und Abbauzeiten, nutzbare Flächen, Ausstattung, Zuständigkeiten und offene Fragen zusammen. Ein beschrifteter Grundriss kann hilfreicher sein als viele einzelne Fotos. Das Ergebnis der Besichtigung sollte eine Liste mit Entscheidungen, Prüfaufgaben und jeweils einer Ansprechperson sein. So arbeiten Location und Catering am selben Plan.
Sie suchen den Rahmen für Ihre Veranstaltung? Erzählen Sie Food & Sweet von Ihrer Wunschlocation und der geplanten Empfangsform als Ausgangspunkt für ein Gespräch über Räume und Service. Das Titelbild zeigt Costa Arènte. Die Hinweise sind allgemein und beschreiben keine konkreten Ausstattungsmerkmale oder Bedingungen dieser Location.